Newsroom


Novinka

16. 01. 2020

Délka čtení: 10 minut

Finance 4.0: jak na automatizaci manažerského reportingu a controllingu

Žijeme v digitálním věku a zdálo by se, že pokud se nevezeme na vlně 4.0 alespoň v nějaké z jejich podob, tak naše firma nemá v technologiemi nabitém trhu šanci. Pro CFOs, finanční ředitele, chief controllery, šéfy strategie představuje jedna taková vlna Finance 4.0. Čistě byznysově vzato, kontinuální zpracovávání všudypřítomných dat pro účely finančního a manažerského reportingu, jejich správná interpretace a koneckonců nutná důvěra v samotný reporting, jsou přeci standardy, které jsou neoddiskutovatelně zažité.

Když tento koncept doplníme o správné technologie, které jsou schopné data v uspokojivém čase zpracovávat, integrovat a reportovat a k tomu poskytnou i tolik potřebnou analytickou platformu, získáme koncept fungujících digitálních financí.

Jaká je tedy situace na trhu a kolik firem může říct, že provozuje fungující finanční reporting, který obstará velkou většinu manažerských potřeb, které se od financí očekávají?

Z extrému do extrému aneb kde je vaše firma?

Přibližme si na úvod dva extrémy, mezi nimiž se reálně pohybuje naprostá většina středně velkých až velkých firem, holdingů a korporací, tedy na organizace, u kterých nelze předpokládat, že majitel firmu zároveň řídí a schvaluje každou objednávku na kancelářské potřeby. Každý finanční ředitel a zkušený controller se určitě ve spoustě bodů u výše uvedených extrémů našel. Možná patříte mezi ty šťastnější, kteří mohou říci, že provozují automatizovaný, spolehlivý a transparentní reporting, ale pokud ne, tak vám toto srovnání nastavuje určité zrcadlo – co zlepšit, kam se snažit dostat.
 

Extrém 1 - ruční firma Extrém 2 - digitální firma Finance 4.0
Necháváme si z účetnictví exportovat finanční deník, zákaznické položky, skladové položky, aj. a doplňujeme je o střediska, byznysové jednotky, kategorie nákladových a výnosových položek, produkty a jejich skupiny, segmenty trhu, zákazníků, reálné splatnosti faktur, délku zboží na skladě, počítáme rozdíl mezi jeho nákupní a prodejní cenou atp. Těch operací, které lze nad takovými sjetinami dělat, je téměř nekonečně mnoho. Máme reportingovou manažerskou nadstavbu, která je integrována s ERP, CRM, produkčním systémem, billingem, provisioningem atp. Data se do ní integrují průběžně. Reportingové kategorie udržujeme v Master Data Managementu a transakční data se nám o ně sama obohacují. 

Manažerskou výsledovku zpracováváme v Excelu a zdrojem nám je spousta dalších Excelů, ve kterých provádíme mnoho zásadních manuálních operací. 

Majetek téměř nesledujeme a manažerské cash flow počítáme ad-hoc, pokud je to z nějakého důvodu nutné. 

Manažerská výsledovka a její rozpady jsou plně automatizované a jsou výsledkem funkčního mapování mezi transakcemi a kategoriemi, které sledujeme. Podobně jsme na tom i se sledováním majetku, pohledávek a automatizovaně (do té míry, do které to lze reálně očekávat) se nám počítá i cash flow. 
Roční plán sbíráme od svých podřízených v Excelu a pak ho spojujeme v jeden master Excel, v němž se vše sečte.  Pro plánování máme plánovací nástroj, který umí fungovat oběma směry Top Down i Bottom Up (shora dolů i zespoda nahoru). Plánovací jednotky do něj zadávají své vstupy, na úrovni konsolidovaného plánu zadáváme korekce, které rozpouštíme opět mezi plánovací jednotky. Každá jednotka vidí svůj výsledný plán a na úrovni konsolidace vidíme také celkový plán. Pro zjednodušení plánování používáme plánování přes plánovací drivery, výsledné výnosy a náklady se spočítají sami. 
Forecast, tedy průběžný reporting blízké budoucnosti, děláme na vyžádání, maximálně kvartálně nebo spíše vůbec, protože poté, co jsme prožili s plánem, si nedokážeme představit, že bychom něco takového dělali pravidelně každý měsíc. Samozřejmě to celé opět provozujeme v Excelu.  Průběžné plánování, tedy forecast, je pouze zjednodušeným plánem a funguje obdobně jako plán, jen na menší granularitě. 
Pokud jsme holding, tak téměř ignorujeme transakce a plán obchodu mezi společnostmi, protože komplexita, kterou by nám taková úloha způsobila, by nám znemožnila v očekáváném čase odreportovat.  Holdingové intercompany transakce pro nás nejsou problémem, máme spolehlivý systém jejich identifikace a pro účely statutárního i manažerského reportingu se tyto transakce na potřebných úrovních samy eliminují a nezkreslují nám holdingové finanční výkazy. 
Reportingové workflow je výhradně řízeno e-mailovou a telefonickou komunikací. Tedy na začátku pošleme e-mail, ať nám všichni pošlou své vstupy, pak si s nimi voláme a e-mailujeme a na konci, když to máme celé hotové, pošleme výstražný e-mail, že už nám to nikdo nesmí rozbít.  Máme nástroj pro řízení procesu reportingu, kdy všichni ví, kdy se reporting otevírá, kdy do něj musí dodat své vstupy, jak proběhla jejich integrace a zda systém v rámci validací objevil technické nebo byznysové chyby. Uživatelé jsou odpovědni za svůj bezchybný vstup. 
Změny historicky odreportovaných čísel jsou reálnou vlastností našeho reportingu, se kterou nelze nic dělat. Faktury prostě občas chodí pozdě.  Historicky se nám čísla v reportech nemění, systém si sám obstará, že se změny nepropisují do již uzavřených reportingových období. 
Reportingovým nástrojem je tabulka v Excelu, případně překopírovaná do prezentace do pěkného grafu.  Pro reporting používáme standardní reportingové nástroje, ať už u nás (on premise) nebo v cloudu typu Microsoft Power BI, Tableau, Qlik případně jiné. Výstupy se nám automaticky exportují do prezentací a výročních zpráv. Pro průběžnou analytickou činnost a byznysový controlling využíváme OLAP nástrojů (nástroje pro tzv. slicing and dicing), kdy jsme schopni připojením se k databázi výstup rozřezat a poskládat tak, jak potřebujeme. 

Byznysový controlling, tedy finanční analýza konkrétních produktů, služeb, zákazníků, je ad-hoc operací, když zjistíme problém. Je extrémně manuálně náročná a představuje vylévání a přeskupování hromady transakcí. Jakékoliv změny v přístupu znamenají obvykle vše zahodit a začít od začátku. 

Propojení financí s obchodem a marketingem neexistuje, každý si reportuje to svoje a naše a jejich výnosy se klidně liší i o 20 %. 

Protože je naše řešení plně integrováno se systémem CRM a billingem, reportujeme stejná čísla, pouze v jiných rozpadech jak pro účely finančního řízení, tak i obchodu a marketingu. 
Controlling je „excelová firma ve firmě“, která o Excelu a jeho funkcích ví úplně vše. Vládne sdílenému disku, kde jsou všechny excelové tabulky umístěné a kterému interně přezdívají excelové peklo.  Excely v controllingu dále hojně používáme, ale zejména jako reportingový nástroj, ve kterém jsme schopni si data modelovat. Excely jsou napojené na OLAP databázi, neobsahují vlastní transakce a čísla v nich pouze aktualizujeme. 

Vsaďte na propojení byznys znalostí a technologií

Základem je si uvědomit všechny problémy, úskalí a chyby, které jsou ve firmě s finančním reportingem spojené a ty adresovat a vyřešit. Pomoci s tím mohou řešení, která na trhu existují a pokud si pro takové řešení vyberete dodavatele, kde se spojí byznysová znalost s technologickou, tak máte vyhráno. Záleží na velikosti firmy, zda jste holding, jaké a kolik provozujete informačních systémů, zda provozujete homogenní nebo naopak silně heterogenní byznys, zda a jak moc jste ochotni se podřídit určitým produktům atp. Menší firmy provozující homogenní ERP produkty si většinou vystačí s různými nadstavbami těchto krabicových řešení. Ty větší, které mají systémů více nebo jsou holdingovými skupinami, však musí přistoupit k zásadním změnám v přístupu k reportingu a měly by vybírat z dobře etablovaných a prověřených řešení, která na trhu existují.

5 pilířů pro úspěšný Finance 4.0 Reporting

Přechod k automatizovanému a spolehlivému řešení by měl stát na 5 základních pilířích:

None

Obrázek 1: Pět pilířů pro finance 4.0 reporting

1. Automatizovaná integrace

Integrace mezi zdrojovými systémy (ERP, CRM, Billing…) a reportingovou platformou je sice jen technickou, ale velmi důležitou komponentou celého řešení. Správně automatizovaná předpřipravená integrace vám umožní reporting rychle nasadit, jednoduše ho rozvíjet a hlavně mít nad ním 100% kontrolu. Potřebujete, aby se vám stejná data (byznys jednotky, profit centra, produkty, zákazníci…) napojila vždy stejně, aby se jednotně chovaly data, částky, měny. Standardní nástroje si s tím většinou samy neporadí, je vhodné využít typových nadstaveb, které dnes již někteří dodavatelé umí poskytnout.

2. Prověřený finanční datový model

Zde očekáváte, že řešení bude mít v sobě funkcionalitu, která je pro finanční reporting stěžejní – porovnávání mezi scénáři, časové nápočty, správné agregace kategorií, správné nápočty forecastů, možnost více paralelních finančních výkazů, reporting v různých měnách, interpretace intercompany transakcí atp. To jsou vlastnosti, které očekáváte, že řešení obsahuje. Zároveň by měl být připraven na případnou integraci s finančním konsolidačním nástrojem. To, že je model prověřený, znamená, že je již provozován u jiných zákazníků a vy tudíž máte jistotu, že je odladěný a spolehlivý. Je také dobře připravený pro potřeby reportingu a finančních analýz a odděluje transakční časovou osu od té reportingové. Datový model by měl být také jednoduše rozšiřitelný, neměl by obsahovat duplicity, měl by být byznysově popisný a užívat správnou terminologii, aby se v něm vyznali i nově příchozí uživatelé.

3. Analytická platforma a reportingové nástroje

Jedná se o komponentu, která bude finálním produktem vašeho snažení. Komponenta musí umožňovat nejen reporting EBITDA, EBITDA2, EBITDA3, podle toho, jak si ji chcete zrovna sestavit a co do ní zahrnout. Měla by umožňovat práci se sémantickou vrstvou dat, kde bude controller schopen vytvořit téměř libovolnou analytickou tabulku nebo graf s libovolnými rozpady, které v datech existují a které pokryjí jeho potřeby bez nutnosti znát nějaké technické prostředky (kontingenční tabulka je však nutností!). Reportingová a analytická platforma musí být rychlá, uživatelsky přívětivá a mít potřebné vizuální vlastnosti. Měla by obsahovat možnost zobrazení na mobilních zařízení, možnosti kolaborace, různých uživatelských nastavení apod.

4. Reportingové business workflow

Je další z klíčových komponent, které usnadní obhospodaření celého procesu. Očekáváte, že se bude jednat o webovou aplikaci, pomocí které budou controlleři zodpovědní za celý proces otevírat různá období a scénáře a po validaci výstupů je také zavírat, aby nemohlo docházet k jejich změnám. Uživatelé zodpovědní za dodávku dat – účetní systémy, účetní, controlling zodpovědný za plán a forecast – tudy mohou nahrávat své manuální vstupy a mají možnost v reálném čase vidět, jestli prošly všemi nutnými validacemi a zpracovaly se bez chyb. Workflow také zajišťuje, že je možné automatizované procesy opětovně spouštět manuálně, sledovat případné chyby automatizovaných i manuálních procesů a nastavovat patřičná oprávnění. Slouží také pro účely auditu, protože je zde zaznamenána veškerá procesní aktivita uživatele.

5. Data Governance

Celé řešení je nepoužitelné, pokud nebudete mít sjednocený proces založený na jednotném harmonogramu a obsahu reportingu. Bez toho nelze jednotný reporting zavést a provozovat. Neméně důležitá jsou master data, tedy jednotná data o controllingových objektech (produkty, služby, profit centra, byznys jednotky), skupinové účetní osnově, KPIs, vlastnostech zákazníka aj. Napojení dat na master data je nutné popsat v reporting guidelines (reportingových pravidlech), aby uživatelé přesně věděli, co kam do jakých kategorií zařadit.

None

Obrázek 2: Schéma finančního datového skladu připraveného pro finance 4.0

Vstupte do světa Financí 4.0

Jste-li tedy finančním ředitelem firmy, která se více blíží extrému 1, asi si uvědomujete, že spíše dříve, než později budete muset provést zásadní změny v přístupu k vašemu reportingu, aby vaše firma z pohledu řízení a interpretace důležitých finančních dat neprohrála s progresivní automatizovanou konkurencí. Pracují-li vaši controlleři v režimu 80/20, kdy 80 % času věnují sběru a manipulaci s daty a 20 % svého času se zabývají vlastními reportingovými a analytickými činnostmi, je někde chyba. Potřebovali byste, aby to bylo právě naopak. Nebojte se i vy vstoupit do světa Financí 4.0.

Chci se dozvědět víc

Děkujeme

V co nejbližší době se vám ozveme.

Článek Davida Kalába, experta Adastry na finanční reporting, uveřejnil CFO World 4/2019.

Sdílejte dále: