Systémy pro tvorbu rozpočtů, plánování a tvorbu prognóz (BP&F) představují obvykle samostatné produkty, které využívají oddělení financí, kontrolingu a top management a které dále zasahují dále až k jednotlivým organizačním jednotkám a jejich manažerům. Základem je aplikace s modelovacím enginem, která umožňuje sestavovat finanční výkazy jako je výkaz zisků a ztrát, rozvaha a výkaz cash-flow. Data jsou uložena a modelována v databázi (zpravidla RDBMS Oracle, Microsoft SQL Server, případně Oracle Essbase v případě Oracle Hyperion). Používají se nejen standardní dimenze, jako jsou účty účetní osnovy, čas, oddělení či nákladová střediska a verze (aktuální/plánované období), ale také např. produkty, zákazníci, obchodníci, regiony či dalších uživatelsky definované dimenze. Kromě finančních výkazů je možné plánovat také počty zaměstnanců, platové náklady či výdaje oddělení. Veškeré změny bývají evidovány a aplikace umožňují sledovat historii úprav a schvalování jednotlivých plánů.
BP&F systémy podporují tvorbu finančních plánů „v obou směrech“, tedy jak rozpady shora-dolů, kdy nadřízená jednotka stanoví hodnoty jednotlivých rozpočtů pro další období a pomocí workflow je distribuuje na jednotky podřízené, tak sestavy zdola-nahoru, kdy naopak podřízené jednotky sestavují své účetní plány pro nadřízené úrovně. Modelování a předpovědi se sestavují jak na základě jednoduchých trendů, tak i složitých statistických modelů.
BP&F patří mezi nejčastější projekty mezi implementacemi CPM, avšak řada velkých a většina středních a malých společností stále používá pro plánování Microsoft Excel. Integrace výstupů do Excelu i vlastní plánování formou zadávání vstupů v Excelu jsou další častou vlastností plánovacích balíků.Výstupy BP&F bývají napojeny na strategické mapy a scorecardové aplikace, což umožňuje propojení této oblasti s ostatními komponentami CPM.
Podniky typicky plánují:
- Finanční plány
- Výkaz zisků a ztrát (výsledovka)
- Rozvahu
- Výkaz o peněžních tocích (Cash-Flow)
- Ostatní plány
- Plán prodejů
- Plán mezd, odpisů, vzdělávání atd.
Při použití standardních tabulkových procesorů:
- Chybí vazby na zdrojové systémy (zdrojová data i číselníky)
- Nelze provádět hromadné úpravy nad daty (automatické rozpouštění nákladů)
- Neexistuje podpora workflow, schvalování a monitoringu procesu
- Vznikají problémy se zabezpečením dat
- Chybí automatické sledování reality vůči plánu
- Nabízí omezené možnosti predikce a scénářů
BP&F nástroje umožňují:
- Větší počet uživatelsky definovaných dimenzí plánování
- Plánování na detailní položky účetní osnovy, syntetické či analytické účty
- Flexibilitu v nastavení plánovaného období, možnost klouzavých rozpočtů
- Před vyplnění plánovaných hodnot dle skutečnosti nebo předchozího plánu
- Activity Based Budgeting (ABB) pro rozpouštění plánovaných položek na základě aktivit (např. podle prodeje, zaměstnanců, majetku)
- Konsolidaci a schvalování plánu podle workflow odpovídajícího organizační struktuře firmy (top-down, bottom-up)
- Integraci číselníků s ostatními informačními systémy, jako finanční účetnictví, controlling, HR, prodej či výroba
- Analýzy what-if pro modelování plánů a rozpočtů
- Monitoring a logování procesu plánování
- Integraci s finančním reportingem
- Integraci s MS Office (hlavně MS Excel)
